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化学实验教学中心物品采购规范(试行)

化学实验教学中心物品采购规范

1、总则

加强对实验中心化学药品、低值易耗品、小型仪器设备、办公设备等物品采购的管理,进一步规范实验中心采购工作,确保采购物品质优价廉,根据实验中心实际情况,现制定本规范。

2、适用范围

本规范适用于实验中心及下属各实验室物品的采购工作。可采购的物品可以分为以下四大类:

(1)小型仪器设备:指单价一万元以下的小型仪器设备,主要有循环水泵、磁力搅拌器、油泵、电热套、烘箱等。单价一万元以上(含)的仪器设备采购按学校相关规定执行。

(2)化学药品、玻璃仪器等低值易耗品类:指实验中心开展各类实验教学所需的化学药品、玻璃仪器、瓷质仪器、辅助器械工具(铁架台、铁圈、镊子、剪刀、胶管等)。

(3)卫生清洁用品类(含劳保用品):如实验服、橡胶手套、抹布、扫把、拖把、水桶等。

(4)办公设备:指用于实验教学、管理的计算机、打印机、扫描仪、投影仪、会议音响系统、电子屏幕等电子硬件设备及复印机、传真机、硒鼓等办公设备。

3、物品购置计划

3.1 物品库存清点

各专业实验室的教辅人员在每年的一、六月份底对每学期末实验室药品、低值易耗品等物品的库存进行认真细致的清点,并将库存情况汇总上报实验中心。

3.2 编制购置计划

各专业实验室物品的购置计划由实验中心指定的教辅工作人员专门负责编制,该负责人根据实验室下个学期的实验教学任务、库存物品储备定额和物品实际消耗统计分析资料,编制或提出下个学期的药品、低值易耗品等物品的购置计划(申请)并上报实验中心。

3.3 购置计划(申请)审核

实验中心在充分调查各实验室库存物品的基础上,结合各实验室的实验教学实际需求认真审定各实验室的物品购置计划,并报经中心主任批准后作为该实验室学期物品购置计划。该实验室下个学期的物品采购将以审核批准物品购置计划为准,不在学期物品购置计划内的药品、低值易耗品等在采购前,需要单列采购原因,报中心主任审批。

4、物品采购原则

4.1 比价采购、定点采购原则

比价采购是指采购单位根据物品购置计划,请数家物品供应商提供所购物品价格后,从中加以比价之后,决定供应商进行采购事项。

定点采购是指采购单位通过招投标等方式,综合考虑产品质量、价格和售后服务等因素,择优确定一家或几家定点供应商,同定点供应商签署定点采购协议,由定点供应商根据协议在定点期限内提供有关物品。

原则上,实验中心各实验室所需物品的购买,都应由实验室提出物品购置计划(申请),并经实验中心审核、汇总后统一采购。其中单批次采购价值预算在一万元(含)以上的项目,应纳入大宗物品采购的范围,大宗物品采购应采用市场比价采购;单批次采购价值预算在一万元(不含)以下、一千元(含)以上的采购项目为小宗物品采购,小宗物品采购一般采用比价采购,如要考虑采购效率时可根据实际情况采用定点采购;单批次采购价值预算在一千元(不含)以下的采购项目为零星采购,零星采购一般采用定点采购。

4.2公开、公平、公正原则

凡采用单一来源采购方式(包括定点采购)的,应遵循公开、公平、择优的原则,按照权限由相关人员与申购单位共同确定供应商。

4.3 定点供应商确定原则

根据市场调研,认真考察,货比三家,以质优价廉、售后服务好、质量好、信誉好为原则,方能定为定点供货单位。每年要进行询价、比价及供货信誉考核,根据考核结果,确定或淘汰定点供应商。建立供货商名录,根据情况变化及时更新。对长期合作的供应商,应建立档案,索取有效的营业执照复印件及各类相关的证照。并每年对供应商做出评价。建立《采购物资台账》,要求记录全面、准确、真实。

5、物品采购程序

5.1 采购申请。根据已审核批准的物品采购计划向实验中心报送采购申请,采购申请应包括相关批复文件、详细需求方案、推荐供应商(以招标、询价方式采购的项目应不少于3家)、其他需说明事项。

5.2 组建项目采购小组。实验中心根据项目情况负责组建项目采购小组,大宗物品的采购小组至少由三名成员(由采购人员、具体需求人员、监察人员(一般为中心副主任)或学院相关领导组成),而后实施具体采购工作。

5.3 制定采购方案。项目采购小组经集体研究,制定具体采购方案(比价采购或定点采购),报中心主任或院分管领导审核并办理报批,按照本中心相关审批权限规定报批后执行,内容包括:采购项目基本情况、采购方式、备选供应商情况、评审方式及标准、相关文件文本、其他需说明事项。

5.4 采购实施。项目采购小组根据制定的采购方案开展具体采购工作。

5.5 编制采购评审报告及审批。项目采购实施后,由项目采购小组编制详细的采购评审报告,并按照相关审批权限规定报批。

5.6 签订合同。由需求人员起草合同文本,经采购管理部门、法律部门等相关部门审核,并按照中心相关审批权限规定审批后签订。

5.7 采购项目具体实施及验收。实验中心负责采购项目的具体实施。项目验收工作由物品需求实验室具体实施,所采购的物品在合同规定的时间送达实验中心后,由物品需求实验室对物品进行验收,经核对(名称、规格、数量、单价、金额、质量等)无误后,签字验收;并由物品需求实验室出具相应的详细验收报告。

5.8 付款结算。收到供货单位的发票后,须查验订货单位合同,核对所记载的发票内容并在发票背面签字认可后,携验收入库单结算发票,交实验中心主任或学院分管领导审核签字后,做好登记,做到帐、卡、物一致,最后到学校计财处报账支付或结算。

5.9 采购资料整理归档。由项目采购小组提交相关采购资料,由实验中心整理后归档。

6、物品验收入库管理

6.1 接收入库信息:物品供应方按照合同约定的时间提供所购物品,实验中心收到供货方发出的到货信息通知相关实验室负责人,让其在指定时间准备物品验收入库。

6.2 入库准备:实验室负责人根据物品入库信息,进行存储空间准备及相关表单(物品验收单)的准备等

6.3 点收和检验

实验室管理人员对物品进行点收和检验,重点对货物数量、规格、质量等进行检验,填写物品验收单。

6.4 归类存放

实验室组织相关人员对检验合格后的货物进行归类存放。

《验收入库控制程序》

6.5 办理交接手续

实验室负责人和供货方代表就货物交接情况在相关单证上签字,明确双方责任。

6.6 入库登记

实验室负责人对所购物品进行入库登记,建立物品明细账,包括物品的基本信息如名称、数量、规格以及入库日期等。

6.7 建立物品档案

实验室负责人对入库物品建立明细表,并建立每一类、每一批货物的管理档案,确保对物品的实施跟踪管理。

7、采购人员工作纪律

7.1 在开展采购工作时,采购工作人员应具备职业道德准则,基本准则包括:

(1)廉洁自律,奉公守法,保守本行和供应商的商业秘密,遏止和抵制各种违法乱纪行为;

(2)诚实守信,实事求是,严格履行自己的权利和义务,保障维护本行合法权益;

(3)客观公正、坚持原则,严格依照规定的操作程序和法定的依据进行采购操作;

(4)爱岗敬业、尽职尽责,不断提高工作能力和水平。

7.2 采购工作人员应严格遵守采购工作纪律,一经发现存在违规违纪或损害实验中心合法权益的行为,将按照有关规定追究责任,具体纪律规定如下:

(1)不得收受和索取外部业务单位的礼金、有价证券、贵重礼品等财物,不得以借用名义接受外部业务单位提供的电子设备、交通工具等用品;

(2)不得参加任何可能影响客观、公正执行采购工作的宴请、娱乐、旅游等活动,不得擅自参加外部业务单位组织的商业活动,经批准参加的,应将所得报酬、礼品等上交统一处置;

(3)不得借用工作之便从事有偿中介活动或者谋取其他不正当利益等;

(4)不得在采购过程中擅自向外部单位及个人透露相关采购项目的商业信息,不得在中标结果确定前泄露评标小组成员信息;

(5)不得推荐和介绍家属或亲友参与实验中心采购业务相关的经济活动和业务往来;

(6)在采购工作各环节,应落实合理分工、相互监督、相互制约的办理原则,避免出现个人主观决定等不合规情况;

(7)采购工作人员与采购项目涉及的外部业务单位存在利害关系的,必须予以回避;

(8)领导干部不得采用任何方式,阻挠和干涉采购工作正常开展;

(9)采购工作人员应接受和配合学院有关部门的监督、检查,采购管理部门和人员应当如实反映情况,提供有关材料。

8、采购档案管理

采购价值预算在1万元(含)以上的项目,应纳入大宗物品采购的范围,同时需要归档进行管理。

8.1 采购档案是指在实施采购工作中形成的文件资料,应妥善保管,不得伪造、变造、隐匿和任意销毁,采购管理部门负责采购档案的整理、归档保管及调阅、销毁等审核审批工作。

8.2 采购档案主要包括:采购项目批复文件、采购工作方案、招标文件、投标文件、采购活动记录及相关会议纪要、商务谈判文件、供应商评审报告、合同文本及意见书、验收意见书、质疑答复、投诉处理材料及其他有关文件、资料,上述文件均应保留采购工作人员、审批人员签批痕迹。

8.3 采购档案由项目采购小组负责在项目采购工作结束后及时提交采购管理部门,采购管理部门负责整理造册,并按照本行档案管理相关规定定期移交档案管理部门归档管理。

8.4 采购档案借阅需履行审批手续,经有权审批人批准后,方可借阅,借阅人对所借资料应严格遵守保密制度,根据工作需要,借阅人对已借出的档案应按期归还,如发现档案材料损坏或丢失,相关责任人应出具书面报告,并由所在部门签署意见后,按规定处理。

8.5 采购档案保存年限为十五年,需要销毁时,必须严格履行审批手续,清点造册,报有权审批人批准执行,严禁自行修改、销毁已归档的任何档案资料,各机构销毁采购档案时,应报学院相关部门审核,并报大宗物品采购委员会审批后方可办理。

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